今週の儲かる繁盛店の視点 第359話：「収益構造を変える仕組みのない企業が抱える欠員問題！これからどうする」

「先生、売上が減ったらそれに合わせ、人件費率を守れ！っていっても、中々そうならないんです」とある企業の社長からのご相談です。

聞くところによると、昨年の特需に増やした人件費が下がらず、頭が痛いとのこと。

――――たしかに衛生対策とかの作業は増えてますが、この一年で、契約を見直すチャンスは多々あったと思いますが…

「うーん」と口籠られます。

さらにお話しをお聞きすると、今の作業指示書は売上が上がる時に使えても、落ちた時に対応しにくく、人員を減らしにくいとのこと。

———この先、取組むべき問題点が明確になりよかったですね。と申し上げますと、

「そこが全く出来てなかったのです」と深く頷かれプロジェクトはスタートしました。

この時期は、新卒採用に加え人事異動も重なり、気づけば夏休みという感じですが、もたもたして打ち手を間違えると年度予算も落としかねない大事な時期といえます。

プロジェクトで対策に取り組まれている企業では、この4月が上手くいくかでどうかで、年間の数値が大きく影響してくることを社内で徹底していただいております。

最初の四半期がプラスであれば、後半は貯金があるので楽に戦うことが出来ますが、最初がマイナススタートの場合、残された時間が少ないことから、取り返しが難しいのは火を見るより明らかだからです。

この現状を打破していくには、期首から予算クリアできる執行計画が必要になります。かと言って、全力疾走の計画では、息切れしてしまうことから、ポイントを押さえ、力を節約して回せるようにすることが長続きのコツといえます。

ためしに、お手元にあるご自身の会社のＰ／Ｌ（損益計算書）実績を見ていただければわかると思いますが、4月～5月は収入も上がりますが、その分コストも上がっているはずです。

この4月にコストが上がらないような手を打つことができれば、年間で最も収入の少ない9月を低コストでクリアすることが出来、年末に向けて利益改善の道筋が見えてくるからです。

ところが、4月をコスト超過で終えた場合どうなるかというと、4月よりも9月以降で大きなダメージを受けることから、そこからでは手の施しようがないということです。

お読みいただいている企業の皆さんのＰ／Ｌはそうなっていないと思いますが、どうでしょうか？

また、こういったことから、4月にパートアルバイト新規採用を止めてそこを新入社員で穴埋めしようとする企業も多いのですが、ここにも思わぬ落とし穴があります。

分かりやすく言いますと、同じ8時間でも、8人時×新入社員1人よりも、2人時×パートアルバイト4人の方が、汎用性があるということです。

理由は簡単で、実際に店舗の作業指示書に対して、そこに人を割り当てていこうとすると、８時間勤務者がピタリとはまるケースはほとんどないからです。

具体的には、品出しや仕分けにしても、大量の品出しを一人でやるよりも集中的に多人数でやったほうが人時は少なくて済みますし、売場コンディションも早く復旧できることから、顧客満足度が上がるのは誰の目にも明らかだからです。

新入社員の使い方とパートアルバイトの使い方が異なるのに、人は誰でも同じという感覚で作業指示書に無理に合わせようとすれば、人時生産性向上が目的となる作業指示書の意味が全く無くなってしまいます。

これから、新入社員の職場案内等が始まる時期と思いますが、店舗作業を人海戦術で全てやっていく、昔ながらの店舗運営現場を見せた時、誰もが、「この企業を選んで本当に良かったのだろうか？」と思うということです。

もちろん仕事や職場の雰囲気を知ってもらうのは大切なことです。スマホやネット通販がメジャーになり、データに基づき自動的に出来る企業が主流となる今、人の経験値に頼ったやり方を続けている会社に、自分の明るい将来を見いだすことが出来るだろうか？ということです。

実際にこのプロジェクトに、取組まれている企業では、新入社員に対し、作業指示書の重要性から指導していきます。将来チーフや店長になる時に最初に学ぶのは、この作業指示書の活用方法が極めて重要だからです。

その原点に立ち返れば、パートアルバイトの採用は止めず、作業指示書に合わせ忠実に人時を確保していくことの重要性が見えてくるからです。

「ベテラン社員の欠員補充はどうするのか？」という声が聞こえてきそうですが、

その為に、年間で月ごとに、人時予算が決まっているわけで、それに沿って、契約更改をしていくことで予算超過は防ぐことはできますし、常に人が変わってもできるように作業内容が明確になっていれば、ベストコンディションで４月以降臨むことが出来ます。

前出の企業は、人時予算はあってもこういった執行計画が無かったため、販管費の予算超過をおさえることが出来なかったということです。

そういう意味では、今やるべきは、来期の目標をどこに置き、その執行計画をどのように構築していくか？ということになります。

詳細はセミナーでお伝えしていきますが、

ザックリ申し上げますと、仮説と検証を７月まで済ませ、９月というハードルの高い月を使って、テストをしながら一定の結果を出すことができる仕組みを作っていくということになります。

設定目標に対し、どのように達成させていくか？この導線計画が重要であり、そこでの結果と経験が蓄積され、独自のノウハウを作り上げていく事ができるからです。

特需があったから「減収はしかたない」とあきらめることは簡単です。しかし、どんな時でもそれを　攻略してく「しかた」はあるわけで、

少ない人手を駆使し理想の店づくりをしていくか？その導線計画に基づく作業指示書があって、これをどう使うのかその醍醐味を教えたうえで、作業をしてもらうのと、その場しのぎの人海戦術を日々繰り返すのと、どちらが、儲かるようになり楽しいかは、申し上げるまでもありません。

来期のはじめに、この執行計画の取組み結果を報告できる姿がイメージ出来れば、目標達成させることは半分以上出来たも同然ということです。

さあ、貴社では、まだ、目の前の売上やコストに翻弄される商売を続けますか？それとも、勝者の弁を語れる企業として、新たな成長を遂げていきますか？