今週の儲かる繁盛店の視点 第429話：「なぜ、人も作業も一緒くたに考える企業は高コストなのか？」

先生、作業割当表をあるシステム会社のものを導入してみたのですが、上手く機能しないのです。…とある企業の社長さんからのご相談です。

聞くところによると、出勤情報から作業割当表を作成しても、その通りに作業が進まないとのこと。

――――どうして作業が進まないのですか？とお聞きすると

「作業割当表を作るより自分でやった方が早い」「細かな指示まで入力が出来ない」「もともと人員が不足してるので作業割当表を作っても間に合わない」等の言い訳が出てきて、結果的に時間がかかるので使えていないとのこと。

作業指示書の目的は、「誰がやっても同じレベルで業務を進めることが出来るようにすること」です。

そう言う意味では、ひとめ見てわかるようになってなくてはならないわけですが、傍から見ても、何を言われているのかよくわからない文章であったりすることがあります。さらに、どのように、不足人員問題を解決すればいいのか？であったり、簡素化されシンプルな入力手順になっているか？ということもポイントになってきます。

ひとめで伝わるようにするためには、個々の作業を名称どうするのか？といった定義づけが欠かせないことから、ここから準備をすれば、どういったやり方が自社に合うのか？自ずと見えてくるわけです。

ところが、現状スーパーマーケットのような店舗で使われている作業名称は細かいものまで含めると、数千語あることから、この取りまとめにそれ相応の手間と時間が必要になってきます。

社内用語の定義となれば、システム会社だけではできないことから、社内で専門チームをつくり時間をかけ自力で作るか、早くやりたいのであればそこに精通している企業の指導を仰ぐ…といったことになります。

先の企業のように、そういった手順を飛ばし、システム会社を決めてしまうと、活用出来ない！ことが起き、立ち往生する企業が後を絶たないのはこういった背景があるからです。

「作業割当表はどこでも同じなのでは？」という声が聞こえてきそうですが

仕事柄、全国の企業を訪問する機会が多いのですが、　どのチェーン企業も、よそ目には一列一体に見えても、中に入ってみると、複雑なものが多く、まさに十人十色という言葉がピタリと当てはまることがわかります。

「品出し」ひとつとっても、A社では「倉庫から商品を積んできて、段ボールを開けて棚に陳列し後片付けまで」ということを意味しても、B社の場合「段ボールを開けて棚に陳列する」すると言った違いがあるのは、お分かりになると思います。

ところが、同じ社内でも社長と常務の間で、同様の食い違いがあって、幹部間のコミュニケーションがうまくいっていない企業もあり、そのような企業が、何の準備もせず、システム会社に丸投げして上手くいった企業は、私の知る限りひとつもありません。

中には、現状使っている人事システムや　仕入在庫管理のシステムの中に作業指示書に似た勤務シフト表があって、それを「作業指示書」と名前をつけ、やったつもりになっている企業もあります。

勤務シフト表は、雇用契約に基づいた時間を示すものであり、作業指示書とは全く別モノ。とハッキリ申し上げています。

「そんなことはない、うちはそこに作業内容を表示させている」と言われる企業もあります。

拝見すると、そこには縦軸に人の名前が並んでいて、その横に時間別に小さな文字で作業名が書かれ、人に仕事を割り振ったものであることがわかります。

しかし、人口減　高コスト時代に人時売上を上げていくためには、「人に作業を割り振る」⇒「作業に人を割り当てる」やり方で手待ち時間やムダな時間を無くすことへ、転換させていくことが前提条件になります。

勤務シフト表を作業指示書と称し使っている企業では、固定化された契約時間の枠内で、日々の人手の過不足は誤差として処理されることから、人件費が固定されるため常に高コスト状態で店舗運営をしているということになります。

一方、企業としてやるべき作業を決めそこから作業指示をしている企業では、毎日の作業量に合わせ人を張り付けていくことから、否が応でも、必要時間との差異に目が行き、自ずと無駄へ抑止に繋がります。

収益を上げることに対し、人件費が使われているか、見抜くことが出来るかどうかが、競合との収益力の差となってくることは言うまでもありません。

このように、正しく作業指示書を理解できるようになると、様々なことが見えるようになります。

よくあるのが、店長がベテラン社員を手放さない…といった問題です。

これも作業指示書でみていくと、実際はベテラン社員側が、「担当を外されないように、自分しか出来ない作業を作り続けている」といったケースも浮き彫りになります。

変な話、「余計な仕事を作っていることが半ば容認されてる」ことであり、手を替え、品を替え、自分だけに仕事がくるようなことが社内のあちこちで繰り返されていたということはよくあることです。

実際、社長が「おかしいのでは？」と思いながらも「彼らを外したら回すことが出来ないというので人時が下がらない」という話をよく聞きます。

作業指示書と作業割当表の、本質的な違いを理解していないために起るトラブルと言えるでしょう。

こういったことは、人に仕事がついている　本部でも同じことはおきます。そのため、まずは、業務区分の分かりやすい店舗での作業指示書の導入から進めていく事で、本部でも仕事に人を付ける仕組みを作り上げていくことになります。

さあ、貴社では、まだ　準備なしの人に作業割当表づくりに、ムダな時間を費やしつづけますか？それとも、どこにもまねできない自社にピタリと合った作業指示書で、競合の倍以上の利益を獲得していきますか？

次にそのチャンスを手にするのは社長のあなたです。