今週の儲かる繁盛店の視点 第498話：「なぜ、作業割当表や作業スケジュール表をいれても数値が変わらないのか？その理由がわからない企業の行く先は？」

「先生、作業スケジュールを組んでやりなさいと　言っているんですが、もうずっとうまくいかないんです」
少し前にセミナーに参加されたある企業の社長さんからのご相談です。

聞くところによると、これからは売上だけではダメだから、店の作業を調べ作業スケジュール表を作るようにと指示をしてるが、何も進んでいかない。とのこと。

――――今日、このお時間で、何を解決したいですか？

「今は、作業割当表を作り始めて2年くらいになるんですが、1店舗も完成できていなくて、このやり方で行くのはちょっと限界を感じています。人時売上っていうんですか、これをちゃんと出せるようにして、目標を決めてそこを目指していけるといいなと思っています。」

――――何が分かれば　解決できるか具体的に教えていただけますか？

「今、人時売上は月に一回しか出せていないので、結果を変えることが出来ていません。これを、どういう頻度で出し、どう活用していけばいいのか？

今やってる作業割当表がなぜダメだったのか？それに代わる何か具体的なものはあるのか？作成に時間をかけても結果が出ず、チームが自信を無くしちゃっているので、上手くいく方法が知りたいのです。」

――――それは、確かに大変ですね。　他にありますか？

「社長として、いつまでに、何をどうしていくのか？といった金融機関や大株主さんへ、今年含め3年分の経営計画が必要です。

四半期ごとに、進捗報告をするので、どのくらいで数値が変わってくるのが示せるものが欲しいのです。」

――――社長にとって特に、悩ましい問題は何ですか？

「人時売上の捉え方と目標の決め方。それに近づけるための作業指示書が分かれば、結果の変え方がわかるので・・・」

――――今日は、その問題について、どんな可能性があるのかということ一緒に考えていくお時間にしたいと思うのですがいかがですか？

「はい　ぜひお願いします・・・」

では、さっそく入っていきたいと思うのですが、

人時売上は、日々の人時実績をとって売上実績と併せて毎日出すことが必要です。理由は、前日はどの部門がどれぐらい人時をつかっているのが分かるようにするためです。

日々の売上を見るように、極端に人時数が高かったり少なかったりした場合は、理由を確認しその場でコメントを書き込んでいきます。

勤務実績を数値化して毎日確認していく…これが、人時売上を始める際に最初にやるべきことになります。

ところが、その中身は、これだけではわからないので、勤務時間中に何を行っていたのか？事実を調べ、まとめていくことになります。

大事なのは、そう思ったとか、こう考えるということですと、人によって捉え方がかわってきてしまうことから、自己申告や個人の解釈ではなく、客観的な事実としてまとめていくということです。

実際にこういったことをやっていくと、この調査を行う前に、整理しておかなくてはならないことが多々あることに気づきます。

例えば、作業名称が統一されていないと、目の前で行われていることが言語化できずどのように記載したらいいのかわからない。

とか、同じ、ツールなどの呼称が異なると、事実と違って記載されてしまったり。

商品量もケースなのか、一個単位なのか、オリコンなのか数字の捉え方といったことも、取り決めをしていかなくては、調査ができないからです。

こういった事前の事前準備をせずに、どこかの企業で使った作業スケジュール表や、定型化されたシステム会社のソフトを購入したところで、各企業もとの情報が揃っていないため、全く役にたたない状態が起きるということです。

「作業割当を入れれば、問題点が見えてくるはずじゃないのか」という声が聞こえてきそうですが、

実際にそのようなやり方で、たまたま、偶発的に1店舗で導入が終った。という企業があります。しかし、そのほとんどは、青果だけ？、グロサリーだけ？といった一つの部門でやってみたものの機能しない。という事例を数えきれないほど目の当たりにしてきました。

いったい何があれば、機能させることが出来るのか？そこに悩んでおられる方が実に多いのです。まずそこから手をつけなくては、いつまでもその作業割当表は機能しないままということになる。これが、真の問題になっているということです。

社長の目で見て、作業に無駄があるのでは？もっと効率的にできないか？といった問題は、何処の企業にもあります。

しかしながら、それは氷山の一角であってそれを解決する本当の問題は、作業割当表が機能していない状態にあった。ということです。
なぜ、こうしたことが起こるのか？人は変わることを好まない生き物、今までのやり方手法といった固定観念を手放して考える場がないと、なかなかそのような発想にならないからです。

詳しくはセミナーでお伝えしていますが、この作業指示を導入する前に、やっておくべきことが何で、それをやるには何があればいいのかを詳しく解説していきます。

これができないかぎり、作業割当だけ入れても　膨大なお金と時間の無駄になるだけだからです。

さあ、貴社ではまだ、とにかく作業指示書を入れることをゴールにしようとしますか？
それとも、それを活用でき状態にするには何が必要なのか問題を特定し、成果を手にする方法で大きく飛躍しますか？