今週の儲かる繁盛店の視点 第501話：「なぜ、マニュアルどおり作業割当表を作ろうとすると失敗するのか？」

先生、うちでも作業割当表をやってるんですが、このやり方でいいのでしょうか？

とある企業の社長さんからのご相談です

――――具体的にどのようにやっているのか教えていただけますか？

お話をお聴きすると、

作業割当を効率の良い店からやり始め、それを、他の店に拡げていこうとおもっているのだけど、どうも上手くいかないとのこと。

――――効率が良いお店とはどういうお店か教えていただけますか？

売上高の高い店です。

――――実際にそのお店ではどのようにして、導入されたのでしょうか？

出勤シフト表を土台に作業を割り振っていく手順を書いたマニュアルを使い導入しました。

――――なぜ、そのマニュアルがあるのに他店ではできないのでしょうか？

作業割当表といっても、シフト上の人をどう使うのかといった形になっているため、現状と変わらず、本当に必要があるのかどうか現場から疑問の声が出てきているからです。当然ですが、それを使って、売上を上げたり、コストを下げたりということは出来ていません

――――他にありますか？

最初の導入店は、それを作る余裕があったからできたのですが、人の少ない店でこれをやるとなると難しいということがあります。

――――導入店についてお聞きしますが、目標があって、それがどんなゴールで、実際、取り組んでいることがあれば教えていただけますか？

採用コストをはじめとした全てのコストがあがっているので、今より１５％人件費を下げないと、厳しくなるので、来期はそこを目標にしています。

しかし、どうやって改善させていけばいいのか？が分からないので、そこについても知りたいのです。

ーーーー作業割当表を導入したものの効果が出るやり方が分からない、このまま他店に拡げるのは疑問、来期の目標は１５％は下げないとならない。と３つ出てきましたが、この中で、特に難しいと思うのは何ですか？

人件費の下げ方です。

――――分かりました。人件費を下げるための、店舗の作業の把握の仕方と、利益改善の可能性について一緒に考えてくということでいかがでしょうか？

はい、よろしくお願いします

（こういった形で相談は続き・・・）

――――では、さっそく、店舗の人件費の下げ方について考えていきましょう。

まずお店の人件費はどういった作業に使われているか見たとき、全体を１０とするとの半分以上を占めるのが品出し時間、次に多いのがレジです。

この二つで約七割の作業量が占められていることから、ここのフローを理解したうえで、作業を組み立て、現状と比較すれば何処に問題があるのかを特定することが出来ます。

これが図で説明できると、ひと目見てだれでも少ない人員で、効率的に運営する可能性を見つけその場で実行していくことができるということです。これが本来の作業指示書の考え方になります。

こうした改善できる作業指示書つくるためには、人もかかります。その為プロジェクトのように短期間で集中してスキルを身に着け、そのスキルをブラッシュアップしていくことが重要になってきます。

商売を続けていく限り、同じ売上、同じ商品量という日は一日もないことから、そういったことに耐えられる作業指示書を使いこなすスキルが求められるからです。

そういった中で、人件費コスト改善させていくためには２つの流れがあり、一つは作業指示書の使い方を掘り下げていくことであり、もう一つは、非効率業務の改善です。

しかし、多くの企業は、作業指示書を使い方を掘り下げようとはせず、非効率な業務を見つけてはカイゼンと称し食い散らかします。

そのため、その改善項目の成功確率は３％以下です。改善案を１００個出したとしても年に３～２個しか改善できないという低い確率です。

いろんなことを改善し散らかす。そして、一年二年過ぎていき、営業利益率はどんどん悪化していきます。

仮に、こういった問題を作業指示書を使い、高確率で非効率業務が解決出来るようになったらどうなるか？

作業指示書を使い、成功できる企業というのは、一つの事にフォーカスして解決することができることからそれば自信につながってきます。

そこで身に着けたスキルは、店舗業務改善だけでなく、売上、ロス、物流、販促あらゆる面で改善に大きく力を発揮され、成長軌道に乗せる上で力を発揮することが出来るからです。

さあ、貴社ではまだ、使えぬ作業割当表に多大な時間をかけ続けますか、それとも、使える作業指示書を使いこなし大きく成長しますか？